Как организовать выездное мероприятие для сотрудников

Одной из составных задач корпоративных мероприятий является расширение сети деловых связей с инвесторами, клиентами, сотрудниками в процессе неформального общения. Прекрасная обстановка для этого создаётся на специально организованных выездных мероприятиях.

На них решаются важные задачи:

анализ корпоративных достижений;
обсуждение последних новостей;
ускорение адаптации в компании новых сотрудников;
укрепление внутриколлективных взаимоотношений и атмосферы в целом;
отдых, релаксация.

Рабочая обстановка может сковывать действия сотрудников. А выезд за пределы трудового места отвлекает, снимает комплексы, расслабляет. Отправиться можно как в центр отдыха (клуб, ресторан, санаторий и др.), так и на природу, где главный «козырь» – свежий воздух.

ПОДГОТОВКА К МЕРОПРИЯТИЮ

Мероприятие должно быть приятным, интересным и полезным одновременно. Поэтому его подготовке надо уделить особое внимание. Основные этапами подготовки могут стать следующие.

Постановка целей

Они должны быть конкретными и достижимыми. Определив главную цель, следует подробно разработать все вытекающие из неё задачи. От цели зависит подбор места корпоративного отдыха и составление программы. В целеполагании отлично помогает используемая в управлении и менеджменте технология SMART. Каждая буква имеет своё значение.

Specific

Цель должна быть конкретной. Достижение чего именно планируется. Например: создать благоприятные условия для сотрудничества отделов в привлечении покупателей (укрепление отношений с партнёрами, повышение интереса сотрудников к компании и др.)

Measurable

Важно обеспечение измеримости поставленных целей. Единицы измерения должны быть количественными. Например: облегчить старт в компании пяти новым сотрудникам для увеличения прибыли на 5% по сравнению с прошлым кварталом. Критерий измеримости конкретизирует цели.

Attainable

Достижимость цели. Нельзя ставить перед собой заоблачных, как правило, формальных задач. Запланированное должно соответствовать силам компании при имеющихся навыках и знаниях. Составленную программу необходимо привести в соответствие с бюджетом предприятия. Нельзя, например, запланировать выезд компании за границу при отсутствии достаточного финансирования.

Relevant

Актуальность цели позволяет выбрать именно то, что нужно в данный момент и именно на корпоративе этой компании. Действительно ли планируемая задача так важна для предприятия? Или она в компетенции вышестоящей (нижестоящей) организации. Следует оценить степень важности корпоратива именно в данной ситуации и в запланированный срок.

Time-bound

Ограниченность во времени – важный фактор. При планировании следует учесть, когда именно цель должна быть в итоге достигнута. Ведь задачи могут быть важными, но время для их решения ещё не пришло или безвозвратно упущено. Например, с адаптацией сотрудников, проработавших уже более года, явно припозднились. А время для объединения отделов ещё не пришло.

Подготовка необходимого оснащения

Для каждого мероприятия необходимо подготовить оборудование. Следует учесть наличие в запланированном месте:

вай-фая;
электрических розеток;
мест для застолья;
туалета.

Заранее необходимо позаботиться о доставке, установке, обслуживании музыкальной аппаратуры, микрофонов для ораторов. Не забыть о предметах гигиены, посуде, продуктах, обеспечении игр, тренировок, спортивном оборудовании и прочем.

Встреча с запланированными подрядчиками

Для оптимальной координации действий приветствуется единовременный сбор всех подрядчиков, обеспечивающих мероприятие, представителей:

организации выездного питания, которое качественно организует компания Выездной кейтеринг (edet-catering).
технических служб;
оператора фото-видеосъёмки и др.

Каждый выполняет свои обязанности. Но работа в одной команде по обеспечению единого мероприятия должна быть скоординирована заранее во избежание накладок.

Учёт возможных ограничений

Следует предусмотреть все нюансы. Например, возможность присутствия детей требует исключить некоторые шутки и игры. Учесть контингент приглашённых гостей, возможность их замены. В позднее время необходимо соблюдать правила общежития в присутствующих на недалёком от выездного мероприятия месте. Следует согласовать с владельцами территории возможность разжигания костров, использования фейерверков и т.д.

Составление резервного плана

Запасной вариант или план «Б» никогда не помешает. Ведь погода не всегда соответствует прогнозам. Да и другие непредвиденные ситуации могут помешать беспрепятственному выезду, например, на природу. Как вариант, можно запланировать оборудование быстро устанавливаемых навесов или перемещение в помещение. В связи с этим программа подвергается заблаговременно запланированной корректировке. Перестраиваться «на ходу» всегда сложно.

Обдумывание вариантов медицинской помощи

Во время активного отдыха на выезде не всегда удаётся избежать досадных случайностей, неприятных ситуаций. Травмы, раны, приобретённые в процессе запланированных развлечений, могут потребовать необходимости скорой медицинской помощи.

Это продумать следует также заранее, например:

пригласить на мероприятие медицинского работника;
обеспечить присутствие аптечки;
провести предварительный инструктаж об оказании первой помощи.

В жаркий период не помещает крем для защиты от солнечных лучей, мазь от укусов насекомых, другие средства.

Составление письменных рекомендаций сотрудникам

Предстоящее мероприятие следует интересно проанонсировать. Зная заранее о целях, месте и программе корпоратива, каждый сотрудник сможет ответственно подготовиться.

Положительно зарекомендовали себя своеобразные памятки, изготовленные в стиле организации. В них можно отразить все важные моменты, инструкции, советы. Составляются они в серьёзной форме или в весёлом юмористическом стиле в зависимости от конкретной ситуации. Нелишним станет напоминание о сюрпризах погоды и других непредвиденных ситуациях.

Чтобы профессиональная деятельность не превратилась в рутину, важно задуматься о корпоративном отдыхе, в том числе на выездных мероприятиях.

Итог выездного мероприятия зависит от организатора

Подготовить мероприятие выездное намного сложнее, чем в стенах офиса. Необходимо предусмотреть массу мелких, но важных деталей. Результат мероприятия прямо пропорционален качественной подготовке. Важно наличие профессионального организатора, который предусмотрит всё до мелочей. Обеспечит незабываемые впечатления от выездного мероприятия с учётом целей, масштабности и всех пожеланий заказчиков, продумает все этапы: от разработки идей до обеспечения транспорта, шоу и выездного питания.